当前位置：中国广告人网站--->品牌营销栏目--->电子商务-->详细内容 新型办公自动化系统：酒店管理的活力剂 作者：佚名 日期：2001-7-30 字体：[大] [中] [小]

传统的酒店计算机管理系统主要包括前台管理系统和后台管理系统两大部分，基本涵盖了酒店主要业务部门实现对客服务和进行财务核算所需要的各个功能。它对酒店提高服务质量，加强财务管理起到了重要的作用。但是，随着酒店业竞争的加剧，酒店之间客源的争夺越来越激烈，客房销售的利润空间越来越小，酒店需要使用更有效的信息化手段，拓展经营空间，降低运营成本，提高管理和决策效率。而传统的酒店管理系统仅以加强财务管理为主线的设计理念，无法满足酒店全面信息化管理的需要。因此，必须引入开放的酒店办公自动化系统（OA），作为酒店全面信息化管理的平台，实现各种信息的高度共享和合理流动，全面提高酒店的竞争力和管理水平。
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br> 　　酒店办公自动化系统（OA）的组成
　　酒店在劳动密集型的服务性企业中较早应用了计算机管理系统。但这些系统一方面各自独立运行，数据无法共享交流，存在着条块分割的现象；另一方面，由于整个系统无法包括酒店管理中的所有业务，信息存在许多不完整性，制约了计算机管理系统功效的发挥。办公自动化系统一直是IT建设的重点；同时，由于办公自动化具有涉及信息量大、复杂，涉及岗位、人员众多，处理流程烦琐、多变等特点，而成为IT建设的难点之一。

　　办公自动化系统的应用已有多年的历史。我们看到，目前应用办公自动化系统的行业多是一些机关事业单位。办公自动化系统主要作为这些单位的公文处理系统在使用，以提高机关单位的办公效率。而办公自动化系统在企业中的应用并不多见，原因就在于，企业是以赢利为最终目标的，信息化建设必须服从和服务于这个目标。因此，在企业中建设办公自动化系统，就不能简单地照搬机关事业单位的做法，而应将企业办公自动化系统建成一个为企业全面信息化管理服务的平台。具体到酒店行业，这样的平台应具有以下几个特点：

　　1、办公自动化系统的功能具有多样性
　　酒店办公自动化系统所具有的特性，要求它至少应包括以下的功能：

　　·办公管理：包括公文管理，档案管理，E-office，会议管理，日程安排，活动安排，工作流程控制等；

　　·内部业务管理：包括计划管理，客户管理，安全管理，质量管理，工程、维修管理，车辆管理，洗涤管理，部门资产管理，培训管理，公务证照管理等；

　　·系统公共平台：在这个平台上，酒店各独立的业务子系统能够有机地联系起来，实现信息的高度共享和各类数据的分类、汇总、统计、分析等功能；

　　·远程办公系统：随着互联网技术的应用和发展，酒店办公自动化系统必须具有开放性和互联性的特点，支持经理人员及决策者的异地远程办公，支持集团化酒店的异地信息共享。

　　2、办公自动化系统是联接其它各个业务子系统的纽带
　　酒店办公自动化系统（OA）以加强管理，实现酒店内外信息的高度共享和合理有序流动为核心。通过对工作流的分析，将其它以核算为核心的业务系统有机地结合起来，利用电子邮件在各部门之间进行联系。在保证信息的安全性、一致性、及时性的基础上，最终使信息在各个业务子系统之间安全、顺畅地流动，达到提高工作效率，优化管理，节约运营成本的目的。

　　3、办公自动化系统是整个信息系统的决策中心
　　通过酒店办公自动化系统所建立起来的开放性平台，可以方便地查询酒店前台管理系统、后台管理系统、库存管理系统、人事管理系统等各个业务子系统的数据，并通过办公自动化系统特有的数据分类、汇总、统计、分析等功能，对这些数据进行加工和处理，使酒店的管理人员和决策者能够及时准确地掌握酒店经营各个环节的变化情况，为科学决策提供充分的依据。

　　实施酒店办公自动化系统的必要条件
　　酒店办公自动化系统由于能够显著地提高工作效率，实现高度的信息共享和业务流程控制并具有很好的开放性和互联性，因此受到酒店管理者的普遍关注。但是，我们也应看到，酒店办公自动化系统几乎涵盖了酒店业务流程的各个方面，它的实施将涉及到几乎所有的酒店管理人员，是一项较大的系统工程。在具体实施方面必须具备以下的条件：

　　1、酒店领导层要高度重视
　　办公自动化系统从根本上来讲，是一个以经营决策者为核心的应用系统。为了保证信息交流渠道的畅通，为管理者提供准确及时的信息，就要求各个信息点必须严格按照办公自动化系统的规范进行操作，不产生人为的失误和阻碍。只有酒店领导层充分认识到这一点，并提出严格要求，形成制度，才能使酒店办公自动化系统的应用达到预期的目标，发挥出巨大作用。

　　2、酒店各部门间要密切配合
　　酒店办公自动化系统的应用，涉及到各部门间的信息交流与共享，为各部门间的信息交流和业务流程控制提供了更方便、高效、严格的手段和方法，这就要求各部门间更加密切配合，适应新的方式方法，特别是要抛弃一些固有的观念和认识，将有关的工作方法统一到办公自动化系统的要求上来，这样才能保证酒店应用系统的成功。

　　3、系统集成商要具备实力
　　参与酒店办公自动化系统建设的系统集成商，必须具备丰富的酒店业务经验和多年酒店业信息系统建设的经验。集成商所采用的酒店办公自动化系统最好是自行设计开发，具有自主的知识产权。因为，在OA系统的实施过程中，一方面是集成商将产品应用到酒店中，帮助酒店以办公自动化系统为基础，进行管理方法和管理手段的升级；另一方面，系统集成商也要根据本酒店的业务特点，对OA 系统进行相应的调整，以适应本酒店个性化管理的需要。所以，在OA系统的实施过程中，酒店与系统集成商双方是互动的关系，OA系统应用的成败，更取决于系统集成商的实力。

　　中软好泰公司开发酒店OA系统的体会
　　北京中软好泰公司是开发酒店信息化系统的一支劲旅，于2000年初发布了我国第一套专为酒店设计开发的通用酒店办公自动化系统。

　　中软酒店OA系统是一套基于Domino/Notes群件的系统，它利用了Domino/Notes强大的文档数据库系统、电子邮件系统、工作流控制、Web应用功能等，提供了完整、强劲的办公自动化管理和信息服务等功能。将基于工作流的业务系统贯穿于管理的始终，使传统的核算系统提升到管理信息系统的高度。中软酒店OA系统推出后在酒店业界引起关注。钓鱼台国宾馆、广州东方宾馆、河北世纪大饭店等饭店已先后购买了该系统。

　　在开发、推广酒店OA系统的过程中，我们有以下一些体会：系统集成商一定要充分理解用户对酒店OA系统的需求，真正做到全心全意为用户服务；OA系统必须具备良好的开放性和扩充性，确保不同用户的个性化要求能够充分体现；酒店OA系统必须紧密结合用户的业务，真正发挥其提高工作效率、降低运营成本、严格规范管理的目的，为用户创造更大的经济效益。系统集成商必须充分认识到，酒店OA系统本身就是一个随着社会的发展、技术的进步不断发展的系统。只有不断地完善其功能，丰富其内容，才能不断地为酒店用户创造更大的价值。(韩刚)